Zwei Regeln, bevor Sie anfangen
Erstens: Solange Sie mit einem kostenlosen oder privaten Konto arbeiten, bleiben Namen, Kundendaten und interne Zahlen draußen. Formulieren Sie mit Platzhaltern („der Kunde", „Projekt A") — das Ergebnis wird dadurch nicht schlechter. Sobald Sie einen Geschäftstarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag haben, fällt diese Einschränkung weitgehend weg. Was dahintersteckt, habe ich in ChatGPT im Betrieb beschrieben.
Zweitens: Die KI liefert Entwürfe, keine Endfassungen. Alles, was den Betrieb verlässt, liest vorher ein Mensch. Diese Regel kostet pro Vorgang eine Minute und erspart Ihnen die peinlichen Momente, von denen andere in Anekdoten erzählen.
Die fünf Aufgaben mit Vorlagen
1. Aus Stichpunkten eine fertige E-Mail machen
Der Klassiker, und immer noch der größte Zeitsparer im Alltag. Sie tippen drei Stichpunkte, die KI formuliert daraus eine höfliche, vollständige Antwort in Ihrem Ton.
Stichpunkte: [Termin passt nicht / Alternative Donnerstag 14 Uhr / Unterlagen kommen vorab]
2. Lange Dokumente auf eine Entscheidungsvorlage eindampfen
Zwanzig Seiten Vertragsentwurf, Förderrichtlinie oder Protokoll — und Sie brauchen nur die Punkte, zu denen Sie etwas entscheiden müssen.
3. Angebotstexte aus dem Leistungskatalog bauen
Die Kalkulation bleibt Ihre — aber das Anschreiben und die Leistungsbeschreibung entstehen aus Ihren Positionen, statt aus der letzten alten Angebotsdatei kopiert zu werden.
4. Aus Besprechungsnotizen ein Protokoll mit Aufgaben machen
Ihre halb lesbaren Notizen werden zu einem strukturierten Protokoll: Beschlüsse, offene Punkte, wer macht was bis wann. Wenn Sie Gespräche automatisch transkribieren wollen, beachten Sie die Einwilligung aller Beteiligten — die Regeln dazu stehen in Sechs KI-Tools für kleine Betriebe.
5. Eingehende Anfragen vorsortieren und beantworten
Bevor Sie antworten, lassen Sie die KI einordnen: Was will die Person, welche Angaben fehlen, was wäre eine passende Antwort? Gerade bei unklaren Anfragen spart die Vorsortierung das doppelte Nachfragen.
Fangen Sie mit einer der fünf Aufgaben an, nicht mit allen. Eine Aufgabe, die das ganze Team täglich nutzt, verändert mehr als fünf, die keiner sich merkt.
Das Muster hinter guten Anweisungen
Alle fünf Vorlagen folgen demselben Aufbau, und den können Sie auf jede neue Aufgabe übertragen: Aufgabe (was genau entstehen soll), Kontext (worauf sich die KI stützen soll), Form (Länge, Ton, Gliederung) und Grenzen (was sie nicht tun soll, etwa dazuerfinden). Je konkreter diese vier Teile, desto seltener müssen Sie nacharbeiten.
Und wenn eine Aufgabe so oft anfällt, dass selbst das Einfügen der Vorlage lästig wird: Dann ist sie ein Kandidat für echte Automatisierung — den Weg dorthin beschreibe ich in Angebote in 6 statt 40 Minuten. Und damit im Team alle nach denselben Regeln arbeiten, hilft eine kurze KI-Richtlinie.
Häufige Fragen
Welches Sprachmodell brauche ich dafür?
Jedes der führenden Modelle beherrscht diese fünf Aufgaben. Wichtiger als die Modellwahl ist der Tarif: Für Aufgaben mit Kunden- oder Personenbezug brauchen Sie einen Geschäftstarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Klingen die Texte nicht alle gleich?
Wenn Sie nur „schreib eine E-Mail" sagen, ja. Deshalb gehört in jede Vorlage eine Ton-Angabe — und noch besser: zwei, drei echte Beispieltexte aus Ihrem Haus, an denen sich die KI orientieren soll.
Wie bringe ich mein Team dazu, das wirklich zu nutzen?
Mit einer Aufgabe starten, die jeden betrifft (meist die E-Mail-Entwürfe), die Vorlage zentral ablegen und in einer kurzen Runde gemeinsam an echten Fällen ausprobieren. Was in der ersten Woche Zeit spart, bleibt im Einsatz.
Hinweis: Beim Einsatz von Sprachmodellen mit personenbezogenen Daten gilt Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitungsvertrag im Geschäftstarif). Details im Beitrag „ChatGPT im Betrieb". Ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.